استخدام موثر
یافتن بهترین افراد برای تیم‌تان
به طور فرضی، استخدام باید ساده باشد و بسیاری از مدیران کارهای یکسانی را انجام می‌دهند: آنها شرح شغل می‌نویسند، آگهی‌ای را در روزنامه یا آنلاین قرار می‌دهند، منتظر ارسال رزومه‌ها می‌شوند و سپس آن کسی را که بیشتر دوست دارند استخدام می‌کنند.
همه چیز به این سادگی به نظر می‌رسد. اما معمولاً فرآیند استخدام چیزی فراتر از “انتخاب بهترین” است. چگونه می‌دانید که آیا یک متقاضی احتمالاً با بقیه تیم یا با فرهنگ سازمان شما کنار می‌آید؟ اگر یک متقاضی مهارت‌های خود را به طور دقیق توصیف نکند، و در واقع، قادر به انجام آن کار نباشد، چه؟ و چگونه می‌توانید اطمینان حاصل کنید که بهترین افراد برای یک موقعیت شغلی درخواست دهند؟
اشتباهات استخدامی وقت، پول و منابع سازمانی را هدر می‌دهد و آنها واقعاً می‌توانند یک تیم را عقب نگه دارند. به همین دلیل است که یادگیری نحوه استخدام مؤثر برای مدیران، حرکت هوشمندانه‌ای است. در واقع، استخدام یکی از مهمترین کارهایی است که یک مدیر انجام می‌دهد و یکی از راه‌های اصلی است که مدیران خوب خود را از مدیران بد متمایز می‌کنند.
چرا استخدام مؤثر مهم است؟
دلایل زیادی وجود دارد که چرا صرف زمان و تلاش اضافی برای استخدام مؤثر ارزشمند است. برای مثال:
- افراد مناسب در نقش‌های مناسب بهره‌ورتر خواهند بود. آنها همچنین احتمالاً سازمان را ترک نمی‌کنند. نرخ خروج بالای کارکنان برای شما، به عنوان مدیر، و همچنین برای تیم و سازمان شما یک مشکل جدی است.
- یک تصمیم استخدامی ضعیف ممکن است باعث استرس و درگیری در تیم شما شود. اگر استخدام جدید شما مشکلات شخصیتی دارد یا مناسب کار تیمی نباشد، ممکن است این امر بهره‌وری را برای همه کاهش دهد.
- شما در وقت و منابع صرفه‌جویی می‌کنید. فقط به آخرین باری فکر کنید که شما یا سازمانتان اشتباه استخدامی مرتکب شدید. فرد استخدام‌شده ماه‌ها یا حتی سال‌ها از تیم و شرکت زمان، پول و انرژی گرفت. علاوه بر این، اگر اشتباه استخدامی مرتکب شوید، باید دوباره تمام فرآیند استخدام را طی کنید!
بنابراین، تلاش مناسب برای درست تصمیم گرفتن در مورد استخدام، نتیجه می‌دهد.
موقعیت شغلی جدید
قبل از شروع جستجو برای نیروی جدید، مراحل زیر را دنبال کنید:
- با بخش منابع انسانی خود صحبت کنید. اگر سازمان شما قبلاً رویه‌ای برای استخدام دارد، حتماً آن را دنبال کنید. بخش منابع انسانی شما همچنین می‌تواند در طول فرآیند استخدام مشاوره و پشتیبانی ارائه دهد.
- نوع نقشی را که می‌خواهید پر کنید بررسی کنید. برای مثال، آیا به یک عضو تمام‌وقت تیم نیاز دارید یا یک فرد نیمه‌وقت بهتر است؟ آیا این نقش برای کار قراردادی یا فریلنس مناسب است؟ (مدیریت فریلنسرها اغلب از کارکنان دائمی آسان‌تر است.)
- یک شرح شغل کامل ایجاد کنید. مهم است که هنگام نوشتن این متن تا حد امکان جزئی باشید. یک شرح شغل دقیق به شما کمک می‌کند تا فرد مناسب را پیدا کنید و انتظارات خود را برای نقش جدید بنویسید. (اگر قبلاً شرح شغلی برای این نقش دارید، ممکن است زمان خوبی برای بررسی و به‌روزرسانی آن باشد.)
- معیارهای عملکرد را تعیین کنید. برای یک موقعیت شغلی موجود، به معیارهای موجود و هرگونه آگهی استخدامی گذشته که سازمان شما استفاده کرده است، نگاه کنید. اگر موقعیت جدیدی است، به احتمال زیاد باید خودتان همه چیز را ایجاد کنید. اگر شما مدیری هستید که به کارآموز جدید نظارت خواهد کرد، مسئولیت‌های این شخص چه خواهد بود و دوست دارید در ماه اول، شش ماه اول و سال اول چه نتایجی را ببینید؟
- در صورت امکان با شخصی که در حال حاضر در این موقعیت قرار دارد صحبت کنید. یا اگر موقعیت جدیدی است، با اعضای تیمی که کارهای مشابهی انجام می‌دهند صحبت کنید. اطمینان حاصل کنید که شرح شغل دقیق است و معیارهای عملکرد به درستی منعکس کننده واقعیت نقش هستند.
- اطلاعاتی در مورد مأموریت و فرهنگ شرکت خود جمع‌آوری کنید. چرا این مهم است؟ فرض کنید فرهنگ شرکت شما بسیار خشک و سختگیرانه است. استخدام‌شدگانی که از سازمان‌هایی می‌آیند که آرام‌تر یا خلاق‌تر هستند، ممکن است از چنین تغییر بزرگی خوشحال نباشند. بنابراین، در طول فرآیند استخدام باید به مسائل این‌چنینی بپردازید.
- به یاد داشته باشید، هر چه اطلاعات بیشتری هم شما و هم متقاضیان دسترسی داشته باشید، احتمال بیشتری وجود دارد که فرد مناسب را برای این شغل پیدا کنید. بنابراین، اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مرتبط در دسترس است.
روش‌های استخدام
اکنون گزینه‌های بیشتری برای استخدام کارکنان جدید نسبت به گذشته وجود دارد. برای مثال:
- تبلیغات چاپی – روزنامه‌ها، مجلات تخصصی و انجمن‌های حرفه‌ای.
- آنلاین – سایت‌های استخدام شرکتی و وب‌سایت سازمان شما.
- نمایشگاه‌های شغلی.
- تبلیغات رادیویی.
- معرفی‌نامه از مشتریان، فروشندگان و کارکنان فعلی.
- سازمان‌های کاریاب.
همچنین می‌توانید استفاده از رسانه‌های اجتماعی را در نظر بگیرید – سایت‌هایی مانند LinkedIn، Twitter و Facebook برای استخدام محبوبیت پیدا کرده است.
نکته: هنگام انتخاب محل تبلیغات، حتماً رفتارها و عادات انواع افرادی را که می‌خواهید استخدام کنید در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر به دنبال پر کردن یک موقعیت تخصصی هستید، تبلیغات در یک نشریه تخصصی احتمالاً مؤثرتر از درج آگهی در روزنامه محلی خواهد بود.
گزینش متقاضیان
حالا که آگهی شغلی داده‌اید و درخواست‌هایی برای این موقعیت دریافت کرده‌اید، چطور می‌خواهید انتخاب کنید که کدام‌یک را به مرحله بعدی فرآیند استخدام منتقل کنید؟
ابتدا، باید متقاضیان را که به وضوح برای این نقش نامناسب هستند حذف کنید. به عنوان مثال، اگر موقعیت نیاز به مدرک خاصی داشته باشد، به راحتی می‌توانید متقاضیان را که آن مدرک را ندارند شناسایی کرده و از مرحله بعدی گزینش حذف کنید. همچنین اگر نامزدها فراتر از فاصله رفت‌وآمد معقول از محل کار شما زندگی می‌کنند، اغلب بهترین کار این است که آنها را کنار بگذارید.
حالا به شرح وظایف شغلی خود بازگردید و مهارت‌ها و توانایی‌هایی را که در این نقش ضروری خواهند بود تعیین کنید. سپس برای کمک به خود در بررسی درخواست‌ها، یک سیستم امتیازدهی ایجاد کنید.
مصاحبه با متقاضیان
این دستورالعمل‌ها به شما کمک می‌کنند تا به طور مؤثری با متقاضیان شغلی مصاحبه کنید:
- سوالات مؤثر بپرسید. یکی از بهترین راه‌ها برای تعیین اینکه آیا یک متقاضیان در سازمان شما خوب عمل می‌کند یا خیر، استفاده از مصاحبه رفتاری است. با این شیوه، شما سوالات از پیش آماده و ساختارمند می‌پرسید که چیزهایی را که متقاضیان در گذشته انجام داده‌اند را برجسته می‌کند. برای مثال، فرض کنید به کسی نیاز دارید که بداند چگونه تعارضات را به صورت مؤثر حل کند. در یک مصاحبه، ممکن است بپرسید، «به من بگویید زمانی که مجبور بودید یک تعارض را در تیم خود حل کنید. چه اتفاقی افتاد؟ نتیجه چطور شد؟»
- موارد را یادداشت کنید. بسیاری از مدیران فرآیند مصاحبه را برای خود به اندازه متقاضیان دشوار می‌بینند! هنگام انجام مصاحبه، به راحتی عصبی شدن یا از دست دادن تمرکز آسان است، به همین دلیل نوشتن موارد بسیار مهم است. به این ترتیب، به درستی آماده می‌شوید و فراموش نمی‌کنید که افراد چه گفته‌اند.
- به شرح وظایف شغلی که ایجاد کرده‌اید نگاه کنید. هنگامی که متوجه شدید مسئولیت‌های این نقش چیست، متقاضیان ایده‌آل خود را توصیف کنید. آیا فردی پر انرژی و پیش‌قدم است؟ آیا متقاضیان باید خلاق، جاه‌طلب یا تحلیلی باشد؟ آیا فرد باید به صورت تیمی کار کند یا به تنهایی؟ تعیین نوع شخصیت ایده‌آل به شما کمک می‌کند تا بهترین متقاضیان را در طول فرآیند مصاحبه شناسایی کنید.
- تست‌های استخدام را در نظر بگیرید. این تست‌ها ممکن است به شما کمک کنند تا شخصیت واقعی، استعداد، دانش یا سطح مهارت فرد را پیدا کنید. اما باید تست مناسبی را برای موقعیت خود انتخاب کنید.
نکته: همچنین می‌توانید از تست‌های استخدام در مراحل آگهی‌دهی و گزینش برای شناسایی نامزدهای نامناسب استفاده کنید. این امر به ویژه برای مشاغل محبوب که انتظار بسیاری از درخواست‌ها را دارید مفید است.
- اجازه دهید متقاضی سوال بپرسد. به یاد داشته باشید که مصاحبه همچنین به متقاضی فرصتی می‌دهد تا سوالاتی بپرسد تا چیزهای بیشتری در مورد نقش، سازمان و فرهنگ بیاموزد. متقاضیان را تشویق کنید تا هر سوالی که ممکن است داشته باشند بپرسند.
- ثابت‌قدم باشید. با ساختاردهی هر مصاحبه به روشی مشابه با همه متقاضیان به یک شکل رفتار کنید. سپس، مقایسه تناسب متقاضیان برای موقعیت شغلی آسان‌تر خواهد بود.
نکته 1: بسیاری از مدیران مرتکب این اشتباه می شوند که در طول مصاحبه بیشتر صحبت می کنند. مطمئن شوید که حداقل به اندازه آنها گوش می دهید؛ ایده آل این است که بیشتر از آنها صحبت کنید!
نکته 2: اغلب مدیریت و بررسی دقیق و همزمان متقاضی در مصاحبه بسیار دشوار است. در نظر بگیرید که از مدیر دیگری یا نماینده منابع انسانی بخواهید در مصاحبه‌ها به شما ملحق شود تا زبان بدن را تماشا کند و سوالات عمیقی بپرسد.
ارائه پیشنهاد کاری
شما فرد مناسب را پیدا کرده اید. حالا چه کار باید کرد؟ چگونه به فرد پیشنهاد شغلی می دهید و چگونه به متقاضیان رد شده اطلاع می دهید که موقعیت پر شده است؟
ارائه پیشنهاد رسمی:
- همه چیز را روی کاغذ بنویسید، از جمله مزایا، تعطیلات و مرخصی، و هر گونه پاداش ورود به کار که ارائه می دهید. همچنین، به طور واضح اعلام کنید که چه زمانی به تصمیم برای پذیرش موقعیت نیاز دارید (هفت روز معمول است).
تماس تلفنی برای تایید پیشنهاد:
- به متقاضی بگویید که پیشنهاد رسمیتان در راه است. احتمالاً متقاضی شما در این مرحله چندین مصاحبه داشته است. بنابراین، برای اطمینان از اینکه او پیشنهاد شغلی دیگری را در جاهای دیگر نمی پذیرد، هر چه زودتر به او اطلاع دهید.
مطلع کردن سایر متقاضیان:
- پس از اینکه متقاضی انتخابی شما موقعیت را پذیرفت، این کار را انجام دهید. برای این کار نامه های رسمی کافی است. حتماً از آنها برای وقتشان تشکر کنید و برایشان بهترین ها را در آینده آرزو کنید. بسته به نتیجه گیری های خود، ممکن است بخواهید به آنها بازخوردی در مورد اینکه چرا موقعیت را دریافت نکردند، ارائه دهید.
اشتباه های رایج در استخدام:
فقط بهترین مصاحبه کننده را استخدام نکنید. متقاضیان ممکن است هر چیزی را بگویند یا انجام دهند تا شغلی را که ارائه می دهید، به دست آورند. شما باید با دادن شبیه سازی های واقعی از موقعیت هایی که احتمالاً در نقش جدید خود با آنها روبرو خواهند شد، نحوه عملکرد واقعی متقاضیان را بررسی کنید.
به اندازه کافی برنامه ریزی کنید. هر چه بیشتر برای مشخص کردن نقش و متقاضی ایده آل خود وقت صرف کنید، احتمال بیشتری برای یافتن بهترین فرد برای این شغل وجود دارد. قبل از شروع فرآیند استخدام، فرصت کافی برای آماده سازی به خود بدهید.
درباره فرد قبلی در آن موقعیت شغلی تحقیق کنید. اگر در حال پر کردن یک موقعیت خالی هستید، آیا می دانید چرا فرد آخر رفت؟ آیا به این دلیل است که برای آن نقش مناسب نبودند؟ اگر چنین است، دریابید که فرد قبلی چه کار اشتباهی انجام داده و چرا، تا کسی دیگر را با همان مشکلات استخدام نکنید.
نکات کلیدی:
- با یادگیری نحوه استخدام موثر، در وقت و هزینه سازمان خود صرفه جویی خواهید کرد.
- با نوشتن یک شرح شغل دقیق و شامل اطلاعاتی در مورد فرهنگ شرکت شروع کنید. از روش های مختلفی برای تبلیغ شغل استفاده کنید، از جمله رسانه های اجتماعی.
- هنگام مصاحبه با متقاضیان، به اندازه صحبت کردن گوش دهید و مهارت های آنها را با نمونه ای از کاری که انجام خواهند داد، امتحان کنید. استخدام موثر، باعث کاهش نرخ خروج و افزایش بهره وری می شود و یکی از مهمترین مهارت هایی است که شما به عنوان یک مدیر و رهبر می توانید داشته باشید.
منبع:
مدیریت موثر افراد یکی از پایههای حیاتی موفقیت هر کسب‌وکاری است.
با یادگیری از تجربیات متخصصان منابع انسانی، در راهی مطمئن برای رشد کسب‌وکارتان قدم بگذارید.
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.