فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی

5 مرحله اصلی در فرآیند برنامه‌ریزی منابع انسانی

فرایند برنامه‌ریزی منابع انسانی شامل پنج مرحله کلی است. در زیر خلاصه‌ای از هر مرحله آمده است:

۱. تحلیل اهداف و برنامه‌های سازمانی

موفقیت در برنامه‌ریزی منابع انسانی به ارتباط آن با اهداف کسب‌وکار بستگی دارد، بنابراین باید با یک هدف نهایی شروع کنید. مشخص کنید که سازمان در آینده چه می‌خواهد به دست آورد، چگونه می‌خواهد به این هدف برسد و تلاش‌های منابع انسانی چگونه به آن کمک می‌کند.

هر بخش اهداف منحصر به فردی خواهد داشت که منابع انسانی باید در آن مشارکت داشته باشد. ایده‌آل این است که منابع انسانی با مدیریت همکاری بسیار نزدیکی داشته و درک روشنی از اهداف هر حوزه شرکت داشته باشد. پس از آن، می‌توانید نحوه برآوردن آن نیازها توسط منابع انسانی را مشخص کنید. به عنوان مثال، ممکن است برخی از بخش‌ها نیاز داشته باشند که روی جذب تمرکز کنید، در حالی که نیاز به کوچک‌سازی و تغییر موقعیت تعدادی از کارمندان فعلی در برخی بخش‌های دیگر باشد.

۲. ارزیابی وضعیت فعلی نیروی کار و کشف شکاف‌ها

قبل از پیش بردن برنامه‌های آینده، باید با ارزیابی نقاط قوت و ضعف نیروی کار سازمان، وضعیت فعلی آن را مورد ارزیابی قرار دهید. آیا تعداد مناسبی کارمند با تجربه دارید؟ چه مهارت‌هایی و در چه سطوحی در حال حاضر با کارکنان موجود خود دارید؟ برای انجام این کار، باید موارد زیر را در نظر بگیرید:

• تعداد کل کارمندان شما چقدر است؟
• چند کارمند در هر بخش وجود دارد؟
• چند کارمند هر موقعیت را بر عهده دارد؟
• سطح تحصیلات، مهارت‌ها، شایستگی‌ها و صلاحیت‌های کارمندان شما چیست؟
• کارمندان در داده‌های ارزیابی عملکرد چگونه رتبه‌بندی می‌شوند؟
• سن کارمندان شما چقدر است؟ (چند نفر نزدیک به بازنشستگی هستند؟)

روش‌های مختلفی وجود دارد که متخصصان منابع انسانی می‌توانند این متغیرها را بررسی کنند، مانند:

• ملاقات با مدیران و رؤسای بخش برای قضاوت آنها در مورد توانایی‌های کارمندان و جاهایی که برای پیشرفت وجود دارد.
• انجام خودارزیابی توسط کارمندان.
• تجزیه و تحلیل داده‌های HRIS.
• بررسی عملکردهای گذشته.

ابزارهایی وجود دارند که می‌توانند به شما در ایجاد نقشه راه برای این مرحله از فرآیند برنامه‌ریزی منابع انسانی کمک کنند.

• چارت سازمانی: توصیفی بصری از ساختار پرسنلی یک شرکت است که نقش‌ها و روابط گزارش‌دهی را تعیین می‌کند.
• چارت جانشینی: دیاگرامی از متقاضیان بالقوه و آمادگی آنها برای بر عهده گرفتن نقش‌های خاص پس از خروج کارمندان است.
• فهرست مهارت‌ها: به در دسترس بودن و آمادگی کارمندان فعلی برای انتقال به نقش‌های جانبی یا سطح بالاتر نگاه می‌کند. این به شما امکان می‌دهد شناسایی کنید که کدام کارمندان توانایی تصدی موقعیت‌های جدید را با تغییر نیازهای شرکت دارند. همچنین به شما کمک می‌کند تا هرگونه کمبود مهارت را کشف کنید.

3.پیش بینی نیازهای آینده منابع انسانی

پیش بینی تقاضا مرحله حیاتی در فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی است. با در نظر گرفتن اهداف آینده سازمان، تقاضا و عرضه آتی کارکنان واجد شرایط را ارزیابی کنید. پیش بینی تقاضا شامل تعیین تعداد افراد مورد نیاز و سطح استعداد مورد نیاز است. پیش بینی عرضه، منابع داخلی آینده (ارتقاء شغلی، نقل و انتقالات ) و منابع خارجی و توانایی آنها برای تأمین نیازهای شما را برآورد می کند.

شما این پیش بینی را با استفاده از داده های داخلی و روندهای بازار و صنعت انجام می دهید. حتما عواملی مانند موارد زیر را در نظر بگیرید:

• محصولات یا خدمات جدید در آینده
• ادغام یا تملک احتمالی
• هزینه های نیروی کار
• بازنشستگی / خالی شدن موقعیت های احتمالی کارکنان و نرخ جابجایی
• پیشرفت های تکنولوژیکی و اتوماسیون

سناریو پردازی راهی برای طوفان فکری موقعیت هایی است که ممکن است بر جهت سازمان و نیازهای نیروی کار شما در آینده تأثیر بگذارد. پیشرفت‌های تکنولوژیکی، تغییرات اقتصادی، مقررات جدید دولتی و غیره را در نظر بگیرید و به انعطاف‌پذیری و اقدامات احتیاطی لازم فکر کنید.

تحلیل شکاف به شما امکان می دهد تعداد و سطح مهارت کارکنان فعلی را با آنچه برای دستیابی به اهداف سازمان مورد نیاز است مقایسه کنید. این روش شامل موارد زیر است:

• شناخت وضعیت نیروی کار فعلی.
• تشخیص اینکه موقعیت ایده آل چگونه است.
• شناسایی جایی که شکاف‌های فعلی وجود دارند.

می توانید از تحلیل SWOT (نقاط قوت، ضعف، فرصت ها، تهدیدها) برای گردآوری یافته های خود و دیدن اینکه کدام عناصر به بیشترین تمرکز نیاز دارند استفاده کنید.

سپس وظیفه شما این است که پیدا کنید چگونه می توانید تقاضا برای کارکنان با کیفیت را با عرضه داخلی و خارجی موجود مطابقت دهید، با پاسخ دادن به سوالاتی مانند:

• آیا باید برای نقش های جدید کارمند بیشتری استخدام کنیم؟ اگر چنین است، از کجا؟ چند نفر؟ تمام وقت یا پاره وقت؟
• آیا بازار عرضه کافی از کارکنان بالقوه دارد؟
• آیا برای جابجایی نیاز به آموزش و توسعه کارکنان موجود خود داریم؟ کدام ها؟
• آیا به اندازه کافی از تخصص کارکنان فعلی استفاده می کنیم؟
• آیا برای تامین نیازهای آینده منابع انسانی، نیاز به تطبیق هر یک از سیاست ها یا رویه های منابع انسانی خود داریم؟

4. توسعه و اجرای برنامه

حالا وقت آن است که یک برنامه اقدام منابع انسانی متناسب با استراتژی کلی سازمان خود تدوین کنید. این برنامه باید تمام تحلیل‌هایی را که انجام داده‌اید در نظر بگیرد و شامل استراتژی‌های استعدادی باشد تا عرضه و تقاضا را برای آماده‌سازی سازمانتان برای آینده مطابقت دهد.

برنامه شما می‌تواند با مفهوم نظری تبدیل شرکت از X به Y شروع شود و سپس رویکرد گام به گام را که منابع انسانی تسهیل خواهد کرد، نام‌گذاری کند. این شامل توسعه روش‌هایی برای تقویت استراتژی‌های خاص برای رساندن شما به مرحله ایده‌آل خواهد بود. حوزه‌های تمرکز معمولی شامل استخدام، جذب، آموزش، مزایا، مدیریت عملکرد، گزینه‌های دورکاری و فرهنگ شرکت است.

هیچ محتوای یکسانی برای یک برنامه HR استراتژیک وجود ندارد. استراتژی هر سازمان بسته به اهداف و نوع کسب و کار آن، منحصر به فرد خواهد بود. برنامه یک استارتاپ کوچک شامل عوامل کاملاً متفاوتی نسبت به یک شرکت چند ملیتی خواهد بود. ممکن است یک شرکت برای یافتن تعداد معینی از کارمندان بسیار ماهر با دانش تخصصی، نیاز به شروع یک برنامه استخدام پیشرفته داشته باشد. شرکت دیگری ممکن است بتواند با آموزش کارکنان فعلی خود شروع کند.

هنگامی که برنامه شما تنظیم شد، باید روی ادغام آن با ارتباطات قوی در سراسر شرکت تمرکز کنید. برای برخی از مقاومت‌هایی که ممکن است در بین کارکنان  و مدیریت ایجاد شود، آمادگی داشته باشید. اگر کارمندان جدیدی استخدام می‌کنید، ادغام آسان‌تر خواهد بود زیرا آنها پذیرای روش جدیدی هستند.

5. نظارت، بررسی و ارزیابی مجدد برنامه خود

پس از اجرای برنامه منابع انسانی خود، باید مشخص کنید که آیا نتایجی به دست می‌آورد یا خیر. بررسی کنید که چقدر به شما در اجرای استراتژی سازمانی و دستیابی به اهداف در حوزه‌هایی مانند بهره‌وری یا حفظ و رضایت کارکنان و غیره کمک می‌کند. رویه‌های جدید را رصد کنید و به دنبال قسمت‌هایی باشید که ممکن است در برنامه مانع شود.

همچنین مهم است که بدانید تغییرات چگونه بر کارکنان تأثیر می گذارد. مدیران می توانند در طول بررسی عملکرد درخواست بازخورد داشته باشند یا می توانید برای درک احساس کارکنان، نظرسنجی از کارکنان انجام دهید.

پس از دریافت ورودی، می‌توانید هر مانعی را شناسایی کرده و برای تنظیم و بهبود برنامه‌ریزی خود، راه‌حل‌هایی برای رفع آن‌ها پیدا کنید. حتی می‌توانید به مرحله اول بازگردید و فرآیند برنامه‌ریزی را مجدداً با دانش به دست آمده از اجرای اولیه آغاز کنید.

فرآیندهای برنامه‌ریزی منابع انسانی باید یک فعالیت مستمر باشد که دائماً در حال ارزیابی و توسعه است تا با تمام تغییراتی که شرکت‌ها باید با آن روبرو شوند، همگام باشد.

سخن پایانی

برنامه ریزی منابع انسانی یک فرآیند ضروری برای موفقیت سازمان ها است. این فرآیند به سازمان ها کمک می کند تا از منابع انسانی خود به طور موثر و کارآمد استفاده کنند، به اهداف و برنامه های استراتژیک خود دست یابند و با تغییرات محیطی سازگار شوند.

برای اجرای موفق برنامه ریزی منابع انسانی، سازمان ها باید نکات زیر را در نظر داشته باشند:

• برنامه ریزی منابع انسانی باید یک فرآیند مستمر باشد و به طور منظم به روز شود.
• برنامه ریزی منابع انسانی باید با اهداف و برنامه های استراتژیک سازمان هماهنگ باشد.
• برنامه ریزی منابع انسانی باید مشارکت همه بخش های سازمان را داشته باشد.

در ادامه، به برخی از مزایای برنامه ریزی منابع انسانی برای سازمان ها اشاره می کنیم:

• بهبود بهره وری: برنامه ریزی منابع انسانی به سازمان ها کمک می کند تا نیروی انسانی مناسب را در زمان مناسب در اختیار داشته باشند. این امر باعث بهبود بهره وری سازمان می شود.
• کاهش هزینه ها: برنامه ریزی منابع انسانی به سازمان ها کمک می کند تا از هزینه های منابع انسانی خود بکاهند. این امر با کاهش هزینه های جذب و استخدام، آموزش و توسعه، و غیره امکان پذیر است.
• افزایش رضایت کارکنان: برنامه ریزی منابع انسانی به کارکنان کمک می کند تا در شغل خود احساس امنیت کنند و بدانند که سازمان به آنها نیاز دارد. این امر باعث افزایش رضایت کارکنان می شود.