فرآیند همسوسازی (آنبوردینگ) کارکنان: راهنمای گام به گام

همسوسازی (آنبوردینگ) کارکنان جدید می‌تواند یک کار پیچیده و زمان‌بر برای هر بخش منابع انسانی باشد. با این حال، این فرآیند بسیار مهم است و می‌تواند زمینه‌ساز موفقیت بلندمدت شما و کارمندانتان باشد. این راهنمای گام به گام می‌تواند به تیم شما کمک کند تا فرآیند همسوسازی را سازماندهی و ساده‌سازی کند 

همسوسازی کارمندان چیست؟

همسوسازی کارمندان فرآیندی است که شامل همه چیزهایی است که کارمندان جدید هنگام شروع کار نیاز دارند. این شامل تکمیل مدارک، راه‌اندازی ایستگاه‌های کاری و دسترسی به رایانه، برقراری ارتباط با انتظارات نقش و معرفی اجتماعی است که برای موفقیت با یک شرکت جدید به آنها نیاز دارند. فرآیند همسوسازی موثر  کارمندان هم جامع و هم کارآمد است و باید نه تنها مدارک قانونی لازم را انجام دهد، بلکه به یک عضو جدید تیم کمک کند تا به‌طور بدون دردسر با جامعه محل کار سازگار شود.

پذیرش پیشنهاد شغلی اغلب آغاز فرآیند همسوسازی تلقی می‌شود. سپس از طریق دوره انتظار تا شروع اشتغال (روز اول کارمند) هر دوره آشنایی (و  در برخی موارد اگر فرآیند به‌ویژه جامع باشد) تا پایان سال اول کارمند ادامه می‌یابد.

مزایای فرآیند همسوسازی موثر برای کارکنان

ایجاد یک فرآیند همسوسازی دقیق و موثر در سازمان شما مزایای زیادی به همراه دارد. همسوسازیموثر می تواند:

• نرخ ماندگاری را افزایش دهد
• رضایت شغلی را افزایش دهد
• بهره وری را افزایش دهد
• درک فرهنگ شرکت را بهبود بخشد
• درک انتظارات نقش را بهبود بخشد
• پویایی  تیمی را بهبود بخشد
• سرمایه گذاری های بیهوده را کاهش دهد

همسوسازی می تواند تجربه یک کارمند جدید را با سازمان شما رقم بزند یا نابود کند. به هر حال، این اولین نگاهی است که آنها به نحوه عملکرد شرکت و برخورد با کارکنان خود دریافت می کنند. یک سازمان با فرآیند همسوسازی روان، کامل و دوستانه در موقعیت بسیار بهتری برای جذب و حفظ کارکنان با کیفیت بالا، ارتقاء عملکرد استثنایی در راستای اهداف شرکت و آشنا کردن موفقیت آمیز یک کارمند جدید با زیرساخت های تکنولوژیکی و اجتماعی موجود قرار دارد.

7 مرحله برای ایجاد فرایند همسوسازی موثر

ایجاد فرایند همسوسازی که تمام موارد فوق را بررسی کند و برای سازمان شما به خوبی کار کند، می تواند یک چالش بزرگ باشد، به خصوص برای بخش منابع انسانی که در حال حاضر لیست بلند بالایی از سایر وظایف روزانه را بر عهده دارد. مراحل زیر می تواند به شما در ایجاد یک فرایند همسوسازی برای برآوردن نیازهای کسب و کار و کارمندان فعلی و آینده شما کمک کند.

1. سرمایه گذاری روی نرم افزار منابع انسانی که شامل ویژگی های Onboarding است را در نظر بگیرید

همسوسازی می تواند به صورت دستی انجام شود، اما بسیاری از بخش های منابع انسانی پس از استفاده از نرم افزار Onboarding که مراحل را به صورت خودکار انجام می دهد و عناصر مهم را در یک قسمت  متمرکز می کند، همسوسازی را بسیار آسان تر می دانند. نرم افزار Onboarding می تواند حجم کاری کارکنان منابع انسانی را کاهش دهد و تجربه ای جذاب و بهینه برای کارمندان جدید ارائه دهد. گزینه های زیادی برای نرم افزار Onboarding وجود دارد، بنابراین مطمئن شوید که انتخاب خود را بررسی کنید و یکی را انتخاب کنید که برای تیم شما بهترین کار را خواهد کرد.

2. تعیین مدت فرایند همسوسازی:

بخش اول همسوسازی شامل کارهای اداری، معرفی به محل کار و دوره آموزش و آشنایی خواهد بود. شما باید مشخص کنید که چگونه آموزش (ماژول ها، مربیگری و غیره) ارائه می شود و مدت زمان آشنایی کارمند چقدر خواهد بود، با توجه به عملکرد و سابقه قبل از روز اول. پس از آشنایی، کارمند باید درک درستی از نقش خود و نحوه انجام آن با حداقل کمک داشته باشد. با این حال، همسوسازی نباید بعد از آشنایی اولیه پایان یابد.

نیازهای هر سازمان متفاوت است، اما به طور معمول همسوسازی یک کارمند جدید باید حداقل شش ماه طول بکشد و به طور ایده آل تا سال اول ادامه یابد. بررسی ها و پیگیری های عملکرد و ارزیابی مستمر پیشرفت کارمند به اندازه دوره اولیه کارهای اداری و آشنایی، اگر نگوییم بیشتر، مهم است. برخی از کارشناسان پیشنهاد می کنند که تا پایان سال اول استخدام با کارمندان جدید در فواصل مختلف تماس بگیرید تا از همسوسازی خوب آنها اطمینان حاصل کنید.

3. ساختار فرایند پیش همسوسازی:

معمولاً بین پذیرش پیشنهاد شغلی و تاریخ شروع کارمند تاخیر وجود دارد. با برنامه ریزی مناسب، این زمان را می توان صرف انجام وظایف اداری لازم کرد تا پس از شروع استخدام، زمان بیشتری صرف وظایف حضوری شود. ایجاد یک لیست تعیین شده از کارهای اداری و وظایفی که باید قبل از روز اول انجام شود، می تواند به کاهش استرس و شلوغی اولین روز کارمند جدید کمک کند. برای مراجعه هنگام محول کردن این وظایف به کارمند جدید، ایجاد یک چک لیست همسوسازی می تواند مفید باشد.

علاوه بر این، مطمئن شوید که در طول دوره پیش همسوسازی، دستورالعمل های روز اول را با کارمند جدید خود به اشتراک بگذارید. با فرستادن یک ایمیل کوتاه و از پیش تنظیم شده با تاریخ، زمان، مکان و اطلاعات تماس و همچنین دستورالعمل هایی در مورد نحوه لباس پوشیدن و چه چیزی را با خود بیاورند، در وقت صرفه جویی کنید.. ارسال این ایمیل همراه با کارهای اداری و اسناد لازم به کارمندان جدید فرصت می دهد تا در صورت هرگونه سوال یا نگرانی به شما مراجعه کنند.

همچنین اطلاع دادن به تیم موجود از ورود عضو جدید قبل از ورود آنها ایده خوبی است. کارمندان فعلی نیز با آمدن کارمند جدید دچار تنش خواهند شد، بنابراین ارائه اطلاعات پیشرفته در مورد نقش و همسوسازی عضو جدید تیم برای آنها بسیار مفید خواهد بود. افرادی که کار با فرد جدید را یک تغییر استرس زا در روال معمول خود می دانند، اگر به اندازه کافی برای ورود او آماده شده باشند، به احتمال زیاد با آغوش باز از کارمند جدید استقبال می کنند.

4. روز اول

بدون توجه به اینکه یک متقاضی چقدر آماده باشد، تقریباً می‌توانیم تضمین کنیم که در روز اول آنها ترکیبی سالم از هیجان و عصبانیت را احساس خواهند کرد. کار شما باید شامل راحت‌تر کردن آنها و تسهیل سازگاری آنها با محیط‌های فیزیکی و اجتماعی جدیدشان باشد. این به کارمندان جدید شما کمک می‌کند تا در روزهای آینده بیشتر روی آموزش واقعی خود تمرکز کنند.

به طور ایده آل، بیشتر وظایف اداری برای کارمند جدید در طول دوره پیش‌همسوسازی انجام می‌شد تا روز اول کارمند یک رویداد سرگرم‌کننده و آرام‌بخش باشد. هیچ چیز بدتر از این نیست که به یک شغل جدید بروید و بلافاصله مجبور شوید از ارائه‌های پاورپوینت خسته‌کننده عبور کنید یا فرم‌ها را پر کنید. اگر کمی کاغذبازی اضافی ضروری برای تکمیل وجود دارد، باید از قبل آماده شده و تا حد امکان کوتاه و شیرین شود.

ارائه یک بسته خوش آمد گویی برای کارمند جهت بررسی شامل دفترچه راهنمای کارمند، اطلاعات مزایا، سیاست‌ها و رویه‌ها، انتظارات مربوط به فناوری و موارد مشابه، راه خوبی برای ارائه اطلاعات ضروری به کارمند بدون غرق شدن در کاغذبازی است. این بسته همچنین می‌تواند شامل برنامه جهت گیری و یک چک لیست جهت گیری باشد تا  بدانند که در هفته‌های آینده چه انتظاری از آنها دارند.

در طول روز اول، روی نشان دادن محیط کار جدید به کارمند، ارائه تجهیزات و دسترسی‌ها در صورت نیاز و شناخت او به عنوان یک فرد تمرکز کنید. آنها را به تیم و مدیرشان معرفی کنید، با آنها همراهی کنید، به آنها کمک کنید تا میز/محل کار خود را مرتب کنند و از آنها بپرسید که آیا سوالی دارند. انجام بهترین تلاش خود برای تسهیل ادغام کارمند جدید با کارمندان فعلی شما تا حد زیادی به ایجاد یک تیم همکاری و حمایت‌کننده کمک می‌کند.

۵. تعریف نقش، تعیین هدف، شاخص‌های عملکرد و فرهنگ کار

در طول هفته اول، برای شما مهم است که شرح وظایف، انتظارات، اهداف عملکرد، معیارهای پیگیری شده و فرهنگ محل کار را به کارمند جدید خود منتقل کنید. انجام این کار به آنها وضوح و اعتماد به نفس در آنچه انجام می‌دهند و کاهش سردرگمی و استرس می‌دهد.

انتظارات شغلی آنها باید واضح، بدون ابهام و کتبی باشد. به کارمندان باید فرصت داده شود تا نقش خود را روشن کنند و سؤال بپرسند. اهداف باید SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان) باشند و کارمندان باید بدانند چگونه و چه زمانی ارزیابی می‌شوند. فرهنگ محل کار باید توضیح داده شود و همچنین در اعمال کارمندان دیگر منعکس شود.

ارائه واضح این انتظارات در طول چند روز اول استخدام، به کارمندان نشان می‌دهد که شرکت شما باز، صادق است و می داند که چیست.

۶. بررسی‌های مداوم

تصمیم گیری در مورد اینکه چند وقت یکبار با کارمند جدید خود ملاقات می کنید و دنبال کردن آن برنامه، یکی از اجزای اصلی یک فرآیند کاملاً جامع است. بازخورد و حمایت مستمر به کارمندان جدید حیاتی است و باید در همه برنامه‌های ورود به مرحله کار گنجانده شود.

می‌توانید از معیارهای از پیش تعیین شده و قابل ردیابی برای ارزیابی عملکرد استفاده کنید و به‌طور منظم جلسات تک‌به‌تک با کارمندان جدید برنامه‌ریزی کنید تا پیشرفت آنها را بررسی کنید و به هر سؤال و نگرانی که دارند پاسخ دهید. این می‌تواند به شما بینشی ارزشمند درباره عملکرد آن کارمند و نحوه عملکرد آنها در آینده ارائه دهد. ادامه حمایت و بازخورد در طول سال اول نیز می‌تواند به بهبود حفظ و رضایت شغلی برای کارمندان جدید کمک کند. کارمندانی که احساس می‌کنند سرپرست‌هایشان به رفاه آنها اهمیت می‌دهند و در رشد آنها سرمایه‌گذاری کرده‌اند، احتمالاً مولدتر خواهند بود و در شرکت می‌مانند.

۷. تجدید نظر و بهبود در صورت نیاز

هر برنامه ورود به مرحله کار، به‌ویژه اگر اولین تجربه ورود به مرحله کار شرکت شما باشد، کامل نخواهد بود. مواردی که خوب کار کرده و مواردی که کار نکرده را پیگیری کنید و استراتژی خود را بر اساس آن تغییر دهید. برخی از بخش‌های منابع انسانی ممکن است متوجه شوند که برنامه آنها باید با توجه به شخصیت کارمند مورد نظر متفاوت باشد، در حالی که برخی دیگر ممکن است متوجه شوند  که یک فرآیند استاندارد بهترین کارایی را دارد. هر دو راهبرد درست هستند. در پایان روز، کاری را انجام دهید که برای سازمان شما بهترین باشد و از ایجاد تغییرات به نفع همه افراد  نترسید.

حرف آخر

همسوسازی می‌تواند  یک کار زمان‌بر، پرهزینه و دلهره‌آور برای هر متخصص منابع انسانی باشد، اما این راهنمای گام‌به‌گام می‌تواند نقطه شروعی را برای شما فراهم کند که یک برنامه ورود به مرحله کار را که برای شرکت شما مناسب است ایجاد کنید. به کارگیری بهترین شیوه‌های ورود به مرحله کار می‌تواند به شما کمک کند تا کارمندان جدیدی را که استخدام می‌کنید حفظ کنید و به آنها کمک کنید تا اعضای تیم شاد و موفقی شوند.