معماری منابع انسانی ویرا؛
وقتی فرآیندها، خودشان کار را جلو میبرند
نگاه من این است که هرجا یک کار تکراری، یک پیگیری دستی یا یک نقطه اصطکاک وجود دارد، میتوان برای آن یک Workflow قابلردیابی و در صورت نیاز قابلاتوماسیون طراحی کرد.
تیم محترم مدیریت مهندسی نرمافزار تدبیر کیش ویرا؛
در آگهی استخدام شما چند نیاز کلیدی مشخص بود که برای من از یک شرح شغل فراتر بودند:
«جذب نیروی فنی با همکاری مدیران فنی، اجرای ارزیابی عملکرد KPI/OKR، تحلیل دادههای HR و تقویت فرهنگ سازمانی در محیط نرمافزاری.»
من این جمله را بهعنوان دعوتی برای نشان دادن نوع تفکر خودم دیدم. به همین دلیل، بهجای یک توضیح عمومی درباره HR، چند سناریوی مشخص طراحی کردهام که نشان میدهند یک مسئله منابع انسانی چگونه میتواند به فرآیند، Workflow، مسئول، خروجی و گزارش قابلپیگیری تبدیل شود.
«دامنه توانمندی من در سیستمسازی و اتوماسیون منابع انسانی»
فاز ۱: نگهداشت نیروهای کلیدی با داده و پیگیری منظم
در این فاز هدف «پیشبینی قطعی استعفا» نیست؛ هدف این است که نشانههای نیازمند توجه، قبل از تبدیل شدن به مسئله جدی دیده شوند و پیگیری آنها وابسته به حافظه یک نفر نباشد.
فاز ۲: سیستم جذب هوشمند و غربالگری قبل از مصاحبه
ایده این است که زمان مدیر برای گزینههای مناسبتر حفظ شود؛ نه اینکه هوش مصنوعی جای تصمیم استخدام را بگیرد. غربالگری اولیه، ساختاردهی اطلاعات و آمادهسازی تصمیم را میتوان تا حد زیادی سیستمی کرد.
فاز ۳: دستیار فرآیندی مدیران و پیگیری 1-on-1
یکی از جذابترین نقاط اتوماسیون HR، جایی است که سیستم کار مدیر را سبک میکند؛ بدون اینکه جای مدیر تصمیم بگیرد.
فاز ۴: اتوماسیون عملیات روزمره HR و HR Helpdesk
این فاز جایی است که یک فرآیند ساده میتواند تجربه سازمان را تغییر دهد: درخواست ثبت میشود، سیستم منطق فرآیند را اجرا میکند، مسئول مربوطه هشدار میگیرد و نتیجه ثبت میشود.
فاز ۵: سیستم ارزیابی عملکرد، KPI و توسعه
ارزیابی عملکرد را میتوان از یک فرم دورهای به یک چرخه تبدیل کرد: هدف تعیین شود، داده جمع شود، Reminderها ارسال شوند، بازخورد ثبت شود و خروجی برای تصمیم و توسعه قابل استفاده باشد.
پایگاه دانش پویا و سیستم پاسخ سریع
دانش فرآیندی سازمان نباید فقط در ذهن افراد باتجربه، فایلها یا پیامهای پراکنده باقی بماند. میتوان یک پایگاه دانش ساخت که پاسخهای تأییدشده، رویهها و راهنمای فرآیندها را در دسترس کارشناسان و کارکنان قرار دهد؛ مخصوصاً برای نیروهای جدیدی که هنوز با پیچیدگی فرآیندهای سازمان آشنا نیستند.
سه نمونه کوچک، از جنس همان سیستمهایی که میتوان ساخت
من از کجا شروع میکنم؟
شناخت وضع موجود
فرآیندهای فعلی، ابزارها، نقاط اصطکاک و نیازهای مدیران و کارکنان بررسی میشوند.
انتخاب ۲ یا ۳ نقطه اثرگذار
بهجای ساختن همهچیز از روز اول، فرآیندهایی با اثر و تکرارپذیری بیشتر انتخاب میشوند.
ساخت، آزمون و توسعه
Workflow کوچک ساخته میشود، بازخورد میگیرد و بعد از اثبات کاربرد، به سیستمهای بعدی گسترش پیدا میکند.
آنچه اینجا ارائه میکنم، یک طرز فکر است
من نمیخواهم فقط کارهای HR را انجام دهم؛ میخواهم فرآیندهای تکراری را ببینم، آنها را ساختارمند کنم و هرجا ارزش داشته باشد، به سیستمهایی تبدیل کنم که کار را برای HR، مدیران و کارکنان سادهتر کنند.