معماری منابع انسانی گیفتو؛
از نظم اداری تا فرآیندهای قابلپیگیری و HRIS
نگاه من این است که امور منابع انسانی و اداری، وقتی درست ساختاربندی شوند، فقط مجموعهای از کارهای روزمره نیستند؛ بلکه میتوانند به فرآیندهایی منظم، مستند، قابلپیگیری و در صورت نیاز قابلاتوماسیون تبدیل شوند؛ از جذب و غربالگری رزومه تا پرونده پرسنلی، حضور و غیاب، مرخصی، قرارداد، گزارشدهی و تجربه کارکنان.
تیم محترم مدیریت گیفتو (گروه آفرنگ)؛
در آگهی استخدام شما یک نکته برای من بسیار مهم بود:
«این موقعیت صرفاً انجامدهنده امور اداری نیست؛ دقت، پیگیری، نظم و ایجاد نظم در فرآیندهای داخلی برای این جایگاه اهمیت ویژهای دارد.»
من این رویکرد را بهعنوان فرصتی برای نشان دادن نوع تفکر و دامنه توانمندی خودم دیدم. به همین دلیل، بهجای یک توضیح عمومی درباره HR، چند سناریوی مشخص را در کنار هم قرار دادهام تا نشان دهم چگونه میتوان نیازهای روزمره منابع انسانی و اداری گیفتو را از حالت پیگیری پراکنده، به فرآیند، Workflow، مسئول، خروجی و گزارش قابلپیگیری تبدیل کرد؛ با توجه ویژه به جذب و استخدام، عملیات پرسنلی، گزارشدهی و آشنایی با منطق سیستمهای HRIS.
«دامنه توانمندی من در منابع انسانی، امور اداری و سیستمسازی»
فاز ۱: جذب و استخدام از غربالگری رزومه تا جمعبندی مصاحبه
در آگهی گیفتو، جذب و استخدام، غربالگری رزومه و مصاحبه اولیه از مهارتهای کلیدی این جایگاه هستند. رویکرد من این است که اطلاعات کاندیدا از ابتدا استاندارد ثبت شود، مراحل قابلردیابی باشند و زمان HR و مدیر صرف گزینههای مناسبتر شود.
فاز ۲: عملیات پرسنلی، حضور و غیاب و امور اداری روزمره
این فاز مستقیماً با بخش مهمی از نیازهای آگهی گیفتو مرتبط است: ورود و خروج کارکنان، حضور و غیاب، مرخصی، مأموریت، تأخیر، پرونده پرسنلی، قراردادها و پیگیری درخواستهای کارکنان.
فاز ۳: HRIS، گزارشدهی و کنترل اطلاعات منابع انسانی
از آنجا که در آگهی گیفتو صراحتاً به HRIS اشاره شده، این بخش را بهصورت جدی در طراحی خودم دیدهام. منظور من از کار با HRIS فقط ورود اطلاعات نیست؛ بلکه شناخت ساختار دادههای پرسنلی، گردش فرآیندها، کنترل کامل بودن اطلاعات و استفاده از خروجی سیستم برای گزارش و پیگیری است.
فاز ۴: ارتباط مؤثر، HR Helpdesk و نگهداشت کارکنان
کارشناس منابع انسانی و اداری فقط مسئول فایل و فرم نیست؛ بخش مهمی از ارزش این جایگاه در ارتباط با کارکنان، پیگیری درخواستها، ایجاد نظم و جلوگیری از گم شدن موضوعات است.
فاز ۵: ارزیابی عملکرد، آموزش و نظم سازمانی
عملکرد، آموزش و توسعه زمانی اثرگذار میشوند که از یک فرم دورهای فراتر بروند و به یک چرخه منظم از هدفگذاری، ارزیابی، بازخورد، آموزش و پیگیری تبدیل شوند.
پایگاه دانش، قوانین و پاسخگویی ساختاریافته
برای نقش منابع انسانی و اداری در گیفتو، بخشی از کیفیت کار به این برمیگردد که اطلاعات درست، بهموقع و محرمانه در اختیار فرد درست قرار بگیرد. میتوان رویهها، فرمها، پاسخهای تأییدشده، چکلیستها و راهنمای فرآیندها را در یک مرجع منظم قرار داد؛ همچنین موضوعاتی مثل مفاهیم پایه قانون کار و تأمین اجتماعی را در قالب چکلیستها و مستندات قابل مراجعه ساختاریافته نگه داشت.
سه نمونه کوچک، از جنس همان سیستمهایی که میتوان برای گیفتو ساخت
من در گیفتو از کجا شروع میکنم؟
شناخت وضع موجود
فرآیندهای فعلی HR و امور اداری، فایلها، ابزارها، نحوه جذب، حضور و غیاب، مرخصی، قراردادها، درخواستهای کارکنان و وضعیت استفاده از HRIS بررسی میشوند.
انتخاب ۲ یا ۳ نقطه اثرگذار
بهجای تغییر همهچیز از روز اول، فرآیندهایی مثل جذب، حضور و غیاب، مرخصی، پرونده پرسنلی یا گزارشدهی که تکرار و اثر بیشتری دارند، اولویت میگیرند.
ساخت، مستندسازی و توسعه
Workflow یا فرم استاندارد ساخته و آزموده میشود، گزارش و مسئول هر مرحله مشخص میگردد و بعد از اثبات کاربرد، به فرآیندهای بعدی و در صورت نیاز HRIS/اتوماسیون گسترش پیدا میکند.
برای گیفتو، من HR را فقط «انجام امور» نمیبینم
من میخواهم دقت، نظم، پیگیری و ارتباط مؤثر را کنار توانایی سیستمسازی قرار دهم؛ یعنی از جذب و تشکیل پرونده تا حضور و غیاب، مرخصی، قرارداد، گزارشهای مدیریت، HRIS، درخواستهای کارکنان، آموزش و مستندسازی، هرجا کاری تکراری یا قابلپیگیری وجود دارد، آن را شفافتر و قابلکنترلتر کنم.